Sunitus - De instelling van de geest

Na een interessante conferentie over ‘time management’ deze week, was ik in de trein al vol inspiratie en moed aan het nadenken over het schrijven van een artikel voor Sunitus. Onlangs kreeg ik de volgende compliment van een docent: “wat goed dat je de pen nog steeds in handen hebt” Wat is dit een oude uitdrukking denk ik nu, alles is in de laatste jaren opgegaan in het digitale tijdperk.  Wij communiceren momenteel alleen nog via allerlei social media en worden hierdoor minder persoonlijk dan vroeger. Nieuwe gadgets zorgen ervoor dat we alle werkzaamheden snel en gemakkelijk kunnen doen, maar toch heeft de doorsnee Nederlander te maken met tijdsnood. Waar zou dit toch aan kunnen liggen?

Allereerst is het belangrijk om een bewuste relatie op te bouwen met je tijd. Iedereen heeft evenveel uren te besteden per dag, die eerlijke verdeling staat al eeuwen vast. Maar hoe kan het dat twee collega’s op het werk de tijdsdruk verschillend ervaren? Dit heeft te maken met het organiseren van je tijd, het stellen van prioriteiten en het tonen van assertief gedrag. Wanneer je een realistische planning maakt voor je dagelijkse werkzaamheden en hiernaast duidelijk weergeeft hoeveel je aan kunt, schept dit al grote ruimte voor je als werknemer. Flexibiliteit is een eigenschap die je gehele planning kan veranderen. Wees op het werk dan ook flexibel, maar met mate. Hierbij een paar handige tips voor een goede time management:

1. Start je dag met een ritueel, denk hierbij aan yoga of gebed.
2. Begin allereerst op het werk met het updaten van je outlook (verwijder onbelangrijke e-mail, categoriseer en beantwoord korte vragen meteen).
3. Gezonde voeding op vaste tijden is doorslaggevend en zorgt voor structuur op een werkdag.
4. Deel je werkdag in rondom een paar belangrijke momenten, zoals het binnenkomen in de ochtend, de lunch en de namiddag. Neem zeker drie vaste rustmomenten per dag.
5. Veel beweging naast je werkzaamheden zorgt voor een goede conditie en bied een frisse blik op zaken (sport indien mogelijk meteen na het werk).
6. Schrijf elke dag een nieuwe motto op voor jezelf, plak dit op je bureau. Dit zal zorgen voor motivatie.
7. Bij wandelgang gesprekken: wees duidelijk, kort en krachtig.
8. Het ondersteunen van collega’s: zorg ervoor dat ze zelf tot een oplossing komen, wees niet ‘de tijdelijke oplossing’.
9. Wijk zo min mogelijk af van je eigen ‘to-do-list’.
10. Kijk goed naar de criteria van je opdrachtgever (in veel gevallen je werkgever) zodat er uiteindelijk een goed resultaat ontstaat. Dit bespaart extra werkzaamheden achteraf.
11. Werkoverleg: zorg ervoor dat je elk gesprek goed voorbereid.
12. Gebruik alle digitale middelen juist als een voordeel. Denk hierbij aan call-conferences  tijdens grensoverschrijdende bijeenkomsten.
13. Zorg ervoor dat je toegankelijk bent voor collega’s en vrienden. Dit zal ervoor zorgen dat jij ook effectief kan communiceren met deze groep mensen.
14. Neem snelle beslissingen, overleg bij twijfel met een collega en ga niet langer zitten peinzen.
15. Allerlaatst is een evaluatie van de dag een positieve eigenschap die iedereen zichzelf kan aanleren.

Het evalueren van de eigen werkwijze maakt het mogelijk om veranderingen door te voeren die zullen zorgen voor een effectief Time Management.

Zo zegt een bekende Turkse dichter, toneelschrijver en schrijver Necip Fazil Kisakürek: “Al dertig jaar is mijn horloge verder gaan tikken, maar ik heb stilgestaan. Zonder enige bewustzijn van de hemel, was ik aan het vliegeren”.